Tietosuoja (GDPR)

Rekisteri-ilmoitus

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö: 

Lappeenrannan Voimistelijat ry 

Osoite: Virallinen postiosoite Hakamäenkatu 9 as 1, 53850 LPR Käyntiosoite: Kahilanniementie 6, 53100 LPR
puh. 0504345373
Toimiston sähköposti: toimisto@lappeenrannanvoimistelijat.fi

Jäsen-, luottamushenkilö- ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt:

Rekisterissämme käsitellään Lappeenrannan Voimistelijat ry:n jäsenien ja sen entisten jäsenten sekä sen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. 

Lisäksi rekisterissä käsitellään Lappeenrannan Voimistelijat ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. 

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

Rekisteriemme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenien ja luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden tai toimikauden aikana, niiden ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmissä. Lappeenrannan Voimistelijat ry:n järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalla myös henkilöryhmäkohtaiseen kohdennettuun suoramarkkinointi. 

Henkilötietojen käsittely perustuu: 

1. Lappeenrannan Voimistelijat ry:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta. 
2. Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta. 
3. Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön. 
4. Markkinointirekisterin osalta suostumukseen. 

Käsiteltävät henkilötiedot: 

Rekisterissä käsitellään Lappeenrannan Voimistelijat ry:n jäsenten luottamus-ja toimihenkilöiden henkilö-ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. 

Näitä tietoja ovat:

  • Jäsenen täydellinen nimi
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • www-osoite
  • Puheenjohtaja
  • Toiminnanjohtaja
  • Sihteeri
  • Talouden/rahastonhoitaja
  • Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite – Roolin ja työtehtävien mukaiset vastuut 

Osallistujilta kerättävät tiedot:

  • nimi
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika (vakuutuksia varten)
  • ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys) 

Säännönmukaiset tietolähteet:

Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään. 

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva:

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Hoikan Jäsentieto- järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. 

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot:

Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistojen luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle tai järjestäjän ilmoittamalle yhteyshenkilölle. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. 

Henkilötietojen säilytysaika:

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Lappeenrannan Voimistelijat ry:n jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio-vastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. 

Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. 

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan. 

Kilpailutulosten säilyttämisellä ei ole määräaikaa. 

Rekisteröidyn oikeudet: 

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointi tarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Lappeenrannan Voimistelijat ry:lle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja Voimisteluliiton ylläpitämässä jäsenrekisteri-Hoikassa. Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä; 
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Lappeenrannan Voimistelijat ry:n käsittelemät henkilötiedot, omia tietoja voi tarkastella jäsenrekisteri-Hoikassa;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä; 
– vaatia henkilötietojensa poistamista; 
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen; 
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Lappeenrannan Voimistelijat ry:n oikeutettu etu; 
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. 

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Lappeenrannan Voimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.  Lappeenrannan Voimistelijat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle: 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. 

Pakolliset tiedot:

Yhdistyksen (Lappeenrannan Voimistelijat ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot).(yhdistyslaki). Sopimussuhteissa olevat tahot: 
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu). Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu). Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen). 

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta:

Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista. 

Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä: 

Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus-ja toimihenkilöiden tietoja. Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä. Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista. Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa. 

Yhteydenotot: 

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@lappeenrannanvoimistelijat.fi

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen:

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 25.5.2018.