1. Yhdistyksen kokouksissa päätettävät, talouteen liittyvät asiat

Seuran vuosikokous pidetään kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä.
Kokouksen paikan ja tarkemman ajan määrää johtokunta. Seura kokoontuu vuosikokouksessa, mutta myös silloin, kun johtokunta katsoo sen tarpeelliseksi ja seuran kokous niin päättää. Lisäksi kokous tulee järjestää, jos vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä on jonkin määrätyn asian takia tehnyt siitä johtokunnalle kirjallisen esityksen.

Ylimääräisen kokouksen kutsussa on mainittava asia, jonka vuoksi kokous on kutsuttu koolle. Ylimääräinen kokous on pidettävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun jäsenet ovat tehneet siitä edellä mainitulla tavalla esityksen. Ylimääräisessä kokouksessa käsitellään ainoastaan ne asiat, joita varten kokous on kutsuttu koolle. Asioista, joita seuran jäsenet haluavat vuosikokoukseen käsiteltäväksi, on tehtävä johtokunnalle kirjallinen esitys viimeistään 30 päivää ennen kokousta. Kutsu varsinaiseen ja ylimääräiseen seuran kokoukseen tulee tehdä kirjallisena sähköposti-ilmoituksena jäsenille sekä erillisilmoituksena seuran Internet-sivuilla.

Seuran vuosikokous

Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1) Avataan kokous
2) Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa sekä ääntenlaskijat
3) Todetaan läsnä olevat äänioikeutetut jäsenet
4) Todetaan kokouksen laillisuus
5) Esitetään johtokunnan laatima vuosikertomus ja tilinpäätös sekä toiminnantarkastajan lausunto
6) Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja muille vastuuvelvollisille
7) Vahvistetaan jäsen- ja kannattajajäsenmaksujen suuruus
8) Vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio
9) Valitaan johtokunnan puheenjohtaja sekä viisi (5) jäsentä ja (1-4) varajäsentä vuodeksi kerrallaan
10) Valitaan yksi (1) toiminnantarkastaja ja yksi (1) varatoiminnantarkastaja
11) Päätetään seuran edustajista niihin järjestöihin ja yhteisöihin, joissa seura on jäsenenä
12) Päätetään, mitkä liikunta- ja urheilulajit ovat seuran ohjelmassa tulevana toimikautena
13) Käsitellään muut johtokunnan mahdollisesti esittämät asiat
14) Päätetään kokous

Seuran kokouksissa äänestäminen
Kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, joka on saanut eniten ääniä. Henkilövaaleissa äänten mennessä tasan vaalit ratkaistaan arvalla. Muissa asioissa se mielipide voittaa, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Kaikissa kokouksissa suoritetaan vaadittaessa äänestys suljettuja lippuja käyttämällä.

2. Tilinpäätös

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Johtokunta huolehtii vuosittain tilinpäätöksen hyväksymisestä ja se esitetään vuosikokoukselle vahvistettavaksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi hallitukselle ja muille tilivelvollisille.

3. Johtokunnan talouteen liittyvät tehtävät ja vastuut

Seuran toimintaa ja taloutta hoitaa johtokunta, johon kuuluu yhdeksi toimintavuodeksi valittu puheenjohtaja sekä viisi jäsentä ja yhdestä neljään vuosikokouksen valitsema määrä varajäseniä. Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Johtokunta valitsee lisäksi sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt, jotka voidaan valita myös johtokunnan ulkopuolelta. Johtokunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat sen tarpeelliseksi tai kun puolet johtokunnan jäsenistä kirjallisesti sitä vaatii. Johtokunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja ja hänen lisäkseen vähintään puolet sen jäsenistä on saapuvilla.

Johtokunnan tehtävänä talouden kannalta on erityisesti;

• Toteuttaa seuran kokouksen päätökset
• Johtaa ja kehittää seuran toimintaa
• Vastata seuran taloudesta
• Päättää harjoitusmaksujen suuruudesta
• Hoitaa jäsenrekisterin ajantasaisuutta
• Tehdä seuran toimintakertomus ja tilinpäätös
• Tehdä toiminta- ja taloussuunnitelma seuraavaa toimintavuotta varten
• Valita ja erottaa seuran palkatut työntekijät sekä sopia heidän eduistaan
• Päättää seuran stipendien ja tunnustusten myöntämisestä
• Ryhtyä muihin toimenpiteisiin, joita seuran etu vaatii
• Luovuttaa tilit toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi vähintään kolme viikkoa
• ennen vuosikokousta

4. Nimenkirjoitusoikeudet

Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri,
rahastonhoitaja tai joku muu johtokunnan määräämä johtokunnan jäsen, kaksi aina
yhdessä.

5. Maksujen hyväksyminen ja maksaminen

Laskujen hyväksymis- ja maksatusoikeudet on puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajalla. Palkanmaksun perusteena olevat työaikakirjaukset hyväksyvät puheenjohtaja.

Seuralla ei ole jatkuvaa käteiskassaa. Tapahtumien ja erilaisten talkoiden yhteydessä voidaan nostaa seuran pankkitililtä pohjakassa tapahtumiin, jota säilytetään lukollisessa lippaassa. Tapahtumista tilityksen seuran tileille vastaa erikseen siihen johtokunnan sopima henkilö. Tapahtumien ja talkoiden käteiskassan tuotot tilitetään seuran OmaSp-tilille. Ensisijaisesti tapahtumien yhteydessä maksusuoritukset vastaanotetaan SUMUPP-maksupäätteellä, jolloin maksaminen myös pankki- tai luottokorteilla on mahdollista.

Ryhmien ja yksilövoimistelijoiden keräämät talkootuotot ja sponsorirahat tilitetään erikseen sovitun ohjeen mukaisesti seuran tileille. Rahojen käyttötarkoitus sovitaan erikseen ja ne käytetään täysi määräisenä talkoo- tai sponsorituoton keräämään henkilön tai ryhmän hyväksi. Tuotot kirjataan erikseen seuran kirjanpitoihin.

6. Kirjanpito ja tilintarkastus ja laskutus

Kirjanpidosta vastaa seuran valitsema kirjapitotoimisto Talousverkko Oy ja toiminnantarkastuksesta vastaa seuran sääntömääräisessä kokouksessa valitsema Auli Pietikäinen. Kaikki tositteet tulee toimittaa tai skannata suoraan Procounter-järjestelmään tai kirjapitotoimistolle. Järjestelmä, tilitoimisto ja seura säilyttää taloushallintaohjelmaan toimitetut tositteet (laskut ja kuitit) lain vaatiman ajan.

Kirjanpito (maksuliikenne, laskujen maksu, tilinpäätökset)

• Talousverkko Oy, Jari Lalli, tilinkäyttöoikeus
• Palkkojen laskeminen Procounter-ohjelmalla, Komerco kirjanpitotoimisto palkanlaskija Maria Taivalkoski.
• Puheenjohtaja hoitaa palkkojen ilmoittamiset
• Harrastemaksujen laskutus Paytrail-järjestelmän kautta puheenjohtaja Jenna Tynkkynen

Laskutusosoitteet verkkolaskutus

Operaattori: Apis Messaging (003723327487)

Verkkolaskutusosoite: 003714677717

Sähköpostiskannauksen osoite: 003714677717@procountor.apix.fi

Paperilaskujen skannausosoite:

Lappeenrannan Voimistelijat r.y. (Apix skannauspalvelu)

PL 16112

0021 LASKUTUS

7. Avustukset ja hakemukset

Mahdollisista avustuksista ja hankkeisiin liittyvistä hakemuksista sovitaan aina johtokunnan kanssa.

8. Työsuhteet, työsopimukset ja palkat

Kaikkien työntekijöiden osalta noudatetaan suomen työlainsäädäntöä ja seuran johtokunnan erikseen päättämää palkkataulukkoa. Johtokunta valtuuttaa edelleen puheenjohtajan sopimaan työsuhteista ja allekirjoittamaan työsopimukset. Kaikkien työntekijöiden esihenkilö on johtokunnan puheenjohtaja, mutta salin toiminnoista ja ryhmäkohtaisista valmennus- ja ohjauslinjauksista vastaa seuran valmennus- ja ryhmätoimintavastaava.

Kokoaikaisten toimihenkilöiden ja työntekijöiden työtehtävien, työehtojen ja palkkojen muutoksista neuvottelee puheenjohtaja, joka tuo esitykset muutoksista johtokunnalle. Saldon hallinnasta ja tasoituksista vastaa työntekijä itse. Saldotarkistukset tehdään vuosittain. Loma-ajankohdista sovitaan erikseen puheenjohtajan kanssa. Samalla varmistetaan työtehtävien sujuvuus ja sovitaan mahdollisista tuuraajista loman ajaksi.

9. Työajanseuranta ja palkanmaksu

Jokainen seuran työntekijä ylläpitää itse työajanseurantaa, josta tulee ilmetä päivittäin käytetty työaika ja työtunnit sekä suoritetut työtehtävät. Lisäksi työajanseurannasta tulee ilmetä tuurattavat henkilöt. Työajanseuranta toimitetaan puheenjohtajalle kuun viimeisenä päivänä ja palkat maksetaan työntekijöille joka kuun 10. päivä. Erillinen ohje palkanmaksusta on toimitettu ohjaajille ja valmentajille kirjattuna työsopimukseen.

10. Koulutus

Kaikki seuran uudet ohjaajat velvoitetaan käymään Olympiakomitean tuottaman ja paikallisen Etelä-Karjalan liikunnan järjestämän ohjaajan starttikoulutuksen. Lisäksi ohjaajat ja valmentajat velvoitetaan osallistumaan voimistelun tapaturmiin ja salintoimintoihin liittyvän EA-koulutuksen.  Ohjaajille järjestetään ja tarjotaan kausittain koulutusta myös tarpeen ja ohjaajien oman halukkuuden mukaan, josta seura maksaa yöpymiset ja matkakulut, mutta erillistä palkkaa ei koulutusajalta makseta, kuin niissä tapauksissa, kun seura vastuuttaa käymään jonkun tietyn koulutuksen.

11. Matkalaskut

Matkalaskut hoidetaan Ezy-järjestelmän kautta seuran matkaohjeistuksen mukaisesti. Puheenjohtaja hyväksyy matkakulut Ezy-järjestelmän kautta.

12. Harrastemaksut kilpa- ja harrasteryhmät ja kilpailu- ja leirimaksut

Harrastemaksut on porrastettu ryhmäkohtaisesti harjoitusmäärien ja -tuntien perusteella. Jokainen ryhmään kuuluva maksaa ryhmän harjoitusmaksun alennusta ei myönnetä, jos harjoittelee vähemmän kuin ryhmän harjoitusmäärä on. Kausimaksut laskutetaan suoraan ilmoittautumisen yhteydessaä. Mahdolliset hyvitykset maksuihin johtuen loukkaantumisista tai pitkäaikaisista sairastumisista johtuvista poissaoloista hyvitetään lääkärintodistuksella ja erikseen sovitusti aina loukkaantumisesta seuraavan kuun alusta alkaen.

Kilparyhmät valmennusmaksut ja leiri- ja kilpailumaksut

• Maajoukkueryhmiin (NTV alueminorit, Bemarit ja Minorit tai vastaavat) kuuluvat

voimistelijat maksavat leireistä liiton määrittämän leirihinnan + 50 € valmentajien kuluja.

• Kaikki voimistelijan ja valmentajien matkakulut maksaa harrastaja itse.
• Kausimaksut ei sisällä kilpailujen ilmoittautumismaksuja, vaan ne laskutetaan erikseen kilpailukohtaisesti. Kaikkiin kisailmoittautumismaksuihin lisätään vähintään 60 €/voimistelija, jolla katetaan osa kisoista aiheutuvista tuomari- ja valmentajakuluja. Lisämaksu määräytyy lähtevän kilpailijamäärän pohjalta.
• Kisa ja leirimaksut maksutetaan aina ennakkoon ja ilman maksun maksamista ei kisoihin tai leireihin ole oikeutta osallistua.